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Découvrez mon approche du management des organisations à but non lucratif

 

Elle se résume en huit étapes présentées dans la vidéo ci-dessous (11') ou dans la suite du texte ici.

Vidéo

Il n’est pas un de nos actes qui, en créant l’homme que nous voulons être, ne crée en même temps une image de l’homme tel que nous estimons qu’il doit être. 

 

Jean-Paul Sartre

Etape 1 Buts
Bibliothèque traditionnelle

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1. Enoncez vos buts.

 

Toute organisation à but non lucratif, ou idéal, a sa raison d'être : protéger l'environnement, assurer la pérennité d'un patrimoine, aider les démunis, par exemple. Cette raison d'être ne peut être honorée que par la poursuite de buts concrets, que l'on énoncera en décrivant la situation qui doit résulter - à une échéance donnée - de l'action de l'organisation : "en 2020, plus personne ne doit être atteint d'une déficience visuelle qui aurait pu être évitée ou qui pourrait être soignée", pour citer, à titre d'exemple, un but de l'OMS.

S'engager sur des buts concrets est certes bien plus difficile, mais autrement plus prometteur, aussi, que de formuler des "visions" et des "stratégies" énoncées en termes généraux, abstraits.

Un but est légitime lorsque

  • il relève de la raison d'être de l'organisation,

  • il répond aux besoins les plus importants ou les plus urgents constatés dans le champ d'action que définit cette raison d'être ;

  • pour l'atteindre, l'organisation dispose d'un modèle d'action opératoire. Lire la suite. 

La volonté d'assumer sa vulnérabilité et de l'embrasser détermine la profondeur du courage et la clarté du but. C'est une question d'engagement.

 

Brené Brown

Modèle

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2. Adoptez un modèle d'action

Le modèle d'action est à l'organisation à but non lucratif ce que le modèle d'affaires est à l'organisation à but lucratif. Il est la méthode, ou le concept, de l'action grâce à laquelle l'organisation atteint son but. Si l'on a défini pour but que "en 2022, tous les jeunes faiblement scolarisés peuvent entreprendre une formation", on doit probablement disposer d'une pédagogie adaptée et obtenir, pour l'implémenter, la collaboration de divers partenaires (écoles, entreprises ...). Le modèle d'action définit des principes et modalités, y compris en ce qui concerne le financement de l'action. 

Il relève d'une expertise particulière, détenue par les personnes que l'organisation rassemble pour atteindre son but. Il est non seulement documenté mais aussi validé : il a été démontré qu'il fonctionnait (d'autres organisations l'ont expérimenté et/ou un projet pilote a permis de le tester avec succès). Si l'on ne dispose pas d'un tel modèle, il n'y a pas de sens à poursuivre le but.  Lire la suite.

N'allez pas où va le chemin. Allez là où il n'y en pas encore, et ouvrez la route.

 

Ralph Waldo Emerson

Straégie

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3. Obtenez l'adhésion des parties prenantes (stratégie)

 

Pour atteindre un but, l'adhésion des parties prenantes de l'organisation - personnes mobilisées par l'organisation, collectivités sollicitées pour une subvention, donateurs privés, usagers ou bénéficiaires, par exemple - est indispensable. La stratégie pour l'obtenir : démontrer la réalité du besoin et, par là-même, la légitimité du but.

Il y a lieu de produire, avec la plus grande rigueur, toutes les données pertinentes sur le besoin, ainsi que sur l'action envisagée pour y répondre, et le modèle que l'on s'apprête à mettre en oeuvre dans le cadre de cette action. Mais aussi de relier - par le coeur - les personnes dont on sollicite l'adhésion (représentants des médias, des autorités, etc.) aux victimes de la situation indésirable à laquelle l'organisation entend mettre fin, grâce à son action. A cet effet, donner la parole aux victimes ou illustrer leur sort sont sans doute les moyens les plus puissants. Lire la suite.

La meilleure stratégie est celle qui permet d'atteindre ses objectifs sans avoir à se battre.

Sun Tzu

Action

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4. Décrivez l'action

 

Le but primaire - que nous avons énoncé en termes concrets, explicites - doit être divisé en buts secondaires, fixés en référence au modèle d'action, et énoncés eux aussi sous la forme de résultats attendus à une échéance donnée. Ainsi le but "les jeunes faiblement scolarisés peuvent entreprendre une formation" peut-il être divisé en quatre buts secondaires  : "une pédagogie adaptée est développée", "100 enseignants sont embauchés et formés à cette pédagogie", "50 salles de classe sont réservées", "un réseau de 250 entreprises partenaires est constitué", par exemple. Les personnes auxquelles ces buts sont confiés les divisent à leur tour, si nécessaire, en buts tertiaires - et ainsi de suite jusqu'à ce que l'action soit entièrement décrite et que l'ont ait convenu avec chaque personne de son but.

Ainsi chaque personne à laquelle un but est confié documente-t-elle elle-même le processus (la suite des opérations) qui lui permet de l'atteindre comme elle l'entend. On s'abstient de toute délégation de tâches prédéfinies : si celle-ci (et le contrôle qui lui es nécessairement associé) peut s'avérer indispensable dans une organisation à but lucratif, elle entraîne toujours une déresponsabilisation radicale, hautement préjudiciable à la personne comme à l'organisation. Dans l'organisation à but non lucratif, elle n'est pas nécessaire. Lire la suite.

Si l'on me donnait six heures pour couper un arbre, j'en passerais quatre à préparer ma hache

 

Abraham Lincoln

Orgnisation

Approche : 5. Organisez l'action

L'organisation doit permettre de mener l'action décrite, planifiée. Le but assigné à chaque personne définit son rôle ; chaque rôle étant complémentaire de tous les autres, ils sont coordonnés entre eux ; les objets de cette coordination sont identifiés : le but que l'un doit atteindre pour que l'autre puisse ensuite atteindre le sien, et l'information que l'un doit transmettre à l'autre, sans laquelle il n'atteint pas son but. Pour chaque objet : les personnes d'un même niveau de buts se concertent et fixent elles-mêmes des règles d'une part, affectent les ressources de manière optimale d'autre part ; si elles n'y parviennent pas, ou si cette concertation n'est pas possible pour quelque raison que ce soit, elles font appel au niveau supérieur. Dans ce travail d'organisation, on évite de créer des goulets d'étranglement (la résistance d'une chaîne est celle de son maillon le plus faible). 

L'organisation distingue les rôles de direction (soutenir le niveau de but inférieur), de production (exécuter les processus définis, mener l'action) et de support (fourniture de locaux, de systèmes d'information, de moyens financiers) - les titulaires des rôles de support ayant pour but de fournir aux titulaires des autres rôles les ressources dont ils ont besoin pour atteindre leur but. Lire la suite.

5. Organisez l'action

Toute organisation naît d'un but à atteindre, qui ne peut l'être que par plusieurs personnes. Mais plusieurs personnes travaillant ensemble, et c'est ce que l'organisation doit garantir. Le but assigné à chaque personne définit son rôle ; certains de ces rôles sont propres à l'organisation, la plupart est commune à de nombreuses organisations : ils sont standardisés, ce sont des métiers. La standardisation définit qui fait quoi, jusqu'à un certain point. Mais les rôles étant interdépendants, des règles de coordination doivent être émises.

On identifie premièrement les objets de cette coordination : le but que l'un doit atteindre pour que l'autre puisse ensuite atteindre le sien, l'information que l'un doit transmettre à l'autre, sans laquelle il ne peut atteindre son but, par exemple. Pour chacun de ces objets : les personnes se concertent et fixent elles-mêmes des règles ; si elles n'y parviennent pas, ou si cette concertation n'est pas possible pour quelque raison que ce soit, elles font appel au niveau supérieur, lequel intervient alors à titre subsidiaire.

La coordination des rôles est le seul motif légitime d'émission de règles contraignantes au sein d'une organisation. Lire la suite.

Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin.

 

Proverbe africain

Ressources

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6. Donnez à chacun ses moyens

L'exécution de chacune des étapes des processus définis par les personnes auxquelles un but a été confié requiert des ressources. Chaque personne est appelée à identifier et acquérir elle-même (ou requérir elle-même auprès des personnes de l'organisation chargée de les acquérir pour elle) les ressources dont elle a besoin, à chacun des étapes du processus qu'elle a défini, pour atteindre son but. 

 

De même que la capacité d'une chaîne est celle de son maillon le plus faible, de même la capacité de l'organisation est celle du processus le plus problématique, par exemple parce que son titulaire n'a pas requis ou obtenu les ressources dont il avait besoin pour son exécution. La plupart des organisations connaissent de tels goulots d'étranglement. Ils peuvent être évités en laissant chaque personne requérir elle-même les ressources nécessaires pour atteindre son but. Lire la suite.

L'intelligence, l'imagination et la connaissance sont des ressources essentielles, mais seule l'efficacité peut les transformer en résultats.

Peter Drucker

Evaluation

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7. Evaluez et améliorez

L'organisation ne délègue pas l'exécution de tâches, elle n'a donc pas de contrôle d'exécution à effectuer. Heureusement : dès qu'un contrôle est institué, les personnes sont détournées de l'action ainsi que du but de celle-ci. En revanche, chaque personne est appelée à rendre compte, périodiquement, de l'atteinte de son but. A cet effet, elle doit l'évaluer. A l'échéance prévue, elle observe les résultats atteints, explique d'éventuels écarts avec les résultats attendus à la même échéance, et propose s'il y a lieu des mesures qui permettent de combler cet écart - le cas échéant après avoir demandé de l'aide (on retrouve ici la boucle d'amélioration continue de Deming).  

On ne s'intéresse donc qu'aux résultats. Mais une fois obtenu, un résultat ne peut plus être modifié. S'il n'est pas conforme aux attentes, on ne peut agir que sur le processus qui l'a produit, identifier l'étape défaillante, et prendre des mesures pour que le processus produise désormais des résultats conformes. 

 

L'évaluation d'un "collaborateur" ou même de sa prestation de travail en dehors de la question de savoir s'il atteint le but qui lui est confié n'a guère de sens. Lire la suite.

 Dès qu'une action est soumise à un contrôle, le but profond de celui qui agit n'est plus l'action même. Il conçoit d'abord la prévision du contrôle, la mise en échec des moyens de contrôle.

 

Paul Valéry

Personnes

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8. Prenez soin des personnes 

L'atteinte du but de l'organisation dépend, principalement, de l'engagement des personnes. Et l'engagement des personnes dépend, principalement, de la responsabilité qui leur est laissée dans l'atteinte du but de l'organisation. Leur confier un but intermédiaire en leur accordant les pleins pouvoirs de l'atteindre à leur manière les responsabilise ; leur déléguer l'exécution de tâches prédéfinies les déresponsabilise (et cela d'autant plus que l'on sera contraint de contrôler cette exécution).

C'est pourquoi on laisse les personnes libres d'atteindre leur but comme elles l'entendent et on les associe à chacune des étapes résumées ci-dessus. De même, on se tient prêt à offrir à tout moment le soutien qui peut être demandé par l'une ou l'autre des personnes et à traiter rapidement tout conflit survenant entre elles. 

Voir une liste d'auteurs de diverses disciplines dont mon approche s'inspire.

 Si tu veux construire un bateau, ne rassemble pas tes hommes et femmes pour leur donner des ordres, pour expliquer chaque détail, pour leur dire où trouver chaque chose. Si tu veux construire un bateau, fais naître dans le coeur de tes hommes et femmes le désir de la mer.

 

Antoine

de Saint-Exupéry

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